"Бизнес робот"
для интернет магазина
Как мы полностью автоматизировали Интернет магазин и сократили расходы на персонал в 4 раза.

Отрасль: Интернет магазин женских платьев зарубежного производства.
Мы создали “Бизнес-робота” для интернет магазина женской одежды и в этой статье расскажем, что он делает и как облегчает жизнь владельца проекта.
Задача / проблема
К нам за помощью обратился владелец “Интернет магазина”.
Ситуация до внедрения “Бизнес-робота”:
Поставщик товаров был один. Турецкая компания с большим ассортиментом продукции. Их магазин был сделан на двух языках турецком и английском.
С поставщиком был договор о поставке продукции продукции. Большими партиями со скидкой.
На тот момент интернет магазин обслуживало:
- 3 контент менеджера
- 3 менеджера по продажам
- 1 кладовщик
- 1 менеджер по закупкам
На складе содержалось много продукции и остатки от разных поставок.
Отправка производилась “Новой почтой”.
Что делали контент менеджеры:
- 1. С сайта поставщика постоянно переносили товары при этом один человек могли обработать в месяц не более 900 товаров.
- 2. Описание товаров переводили в ручную
- 3. Иногда проверяли наличие товара в магазине и удаляли товар, если его уже не было у поставщика. Делалось это редко, т.к. процесс длительный и трудоемкий.
Всего в магазине было 4500 позиций товаров в актуальном состоянии. Даже при постоянной работе контент менеджеров не удавалось загрузить и актуализировать больше. Часто бывали заказы продукции, которой уже нет у поставщика или цена продукции изменилась.
Новый прогрессивный
“Бизнес-робот”
Взамен процессу, который проходил ранее мы предложили наиболее эффективный процесс обработки заказов.
Изменения, которые мы предложили:
- Отказаться от склада, менеджера по закупкам и кладовщика
- Отказаться от контент менеджеров
- Найти перевозчика из Турции в Украину и построить систему отправки заказов напрямую заказчику от поставщика.
- 1. Наш клиент нашел перевозчика с которым заключили следующее соглашение
- Принять товар на территории Турции
- Перевезти его на территорию Украины
- Растаможить
- Наклеить бирку нашего клиента в Украине. Идентификатор товара с логотипом нашего клиента и идентификатором для отправки по почте.
- Отправить “Новой почтой”, причем данные на “Новую почту” о том куда отправлять товар и по каким условиям, попадает в систему “Новой почты” автоматически. Нашему перевозчику его вводить не нужно, достаточно только передать промаркированный товар в отделение “Новой почты”
-
Прием платежей только автоматически. Без переводов на карту и другие.
Идеальный процесс обработки заказов:
1. Загрузка товаров.
- Мы создали робота, который постоянно не прекращая процесс мониторит сайт поставщика.
- Когда робот находит обновление товара, он обновляет товар на сайте клиента в Украине.
- 1. Товар пропал с сайта поставщика, товар убирается с сайта в Украине
- 2. Товар обновил цену или размерную линейку, товар обновляется на сайте в Украине.
- 3. Появился новый товар, робот вносит данные о новом товара не сайт клиента в Украине
- Все описания товаров переводятся на два языка украинский и русский.
- Цена автоматически увеличивается на 1,5
- Картинки загружаются на сайт
2. Обработка заказа на сайте клиента в Украине
- Посетитель сайта выбирает товар в корзину.
- Делает заказ и оплачивает его онлайн.
3. Обработка товара у поставщика
- Заказ автоматически размещается сразу у поставщика через кабинет клиента на сайте поставщика.
- 1. Товар автоматически оплачивается, т.е. вноситься в специальный реестр взаиморасчетов. Оплаты происходят раз в неделю
- Поставщик упаковывает товары и отправляет по адресу в Турции к перевозчику
4. Перевозчик
- Получает товар на территории Турции.
- Вносит данные о нем в свою систему управления. Робот узнает об этом по идентификатору выданном поставщиком для товара.
- Робот узнает об этом и меняет статус заказа на соответствующий, что товар попал к перевозчику, чтобы было легко разбираться, если будут какие либо проблемы с доставкой, чтобы можно было найти.
- Перевозит товар через границу с Украиной
- Растамаживает товар
- Клеит на товар лейбу с заранее оговоренными параметрами (лого компании, контакты кампании и идентификатор посылки)
- Товар физически заноситься в отделение “Новой почты”.
- Информация об этом обрабатывается и попадает роботу, он фиксирует статус заказа в системе обработки заказов
- Информирует клиента о том, что товар отправлен
5. Через 3-и дня берет от клиента обратную связь
- Запускается диалог обратной связи
- 1. Узнаем получил ли клиент товар
- 2. Если да, то доволен он результатом
- 3. Если нет, то чем конкретно недоволен
- 4. Предлагаем возврат (спорное решение, однако наш клиент понимает важность постоянных клиентов и потому вводит все важные элементы качественного обслуживания клиента)
Весь описанный процесс происходит автоматически. Информация о каждой посылке и переходе на новый статус записывают в таблицы. Всегда можно проследить на каком этапе находиться товар. Где конкретно он находиться и какой предполагаемый срок доставки.
Отчетность
Робот формирует отчеты по результатам своей работы.
Перечень отчетов:
1. В рабочую группу в Telegram сразу при наступлении события
- Информирование о новой регистрации потенциального клиента
- Информирование о новом оплаченном заказе
- Сообщение о покупке продукта у поставщика
- Сообщение о получении продукта перевозчиком
- Сообщение о отправке продукта заказчику через новую почту
2. Ежедневно
- Количество людей зашедших на сайт
- Количество заказов за день
- 1. Количество
- 2. Продукты
- 3. Сумма
- Застрявший товар у поставщика
- 1. Т.е. товар оплачен поставщику однако не отправлен перевозчику
- 2. Если в течении 3-х дней поставщик не отправил товар
- 3. Робот автоматически пишет письмо поставщику с указанием всех позиций и временем задержки
- Застрявший товар у перевозчика
- 1. Товар который уже должен был отправлен через “Новую почту”, но не отправлен еще
- 2. Робот автоматически пишет письмо перевозчику с указанием данных заказов
- Количество добавленных новых товаров
- Количество удаленных товаров
- Количество обновленных товаров
3. Каждую неделю/месяц
- Сколько зарегистрировалось лидов на сайте
- Сколько посетителей сайта
- Количество продаж
- Количество заказов в пути от поставщика до перевозчика
- 1. И перечень всех заказов
- Количество заказов в пути у перевозчика в Украину
- 1. И перечень всех заказов
- Количество заказов в пути на “Новой почте”
- 1. И перечень всех заказов
- Количество пройденной обратной связи
- 1. Ответы пользователей
- Количество возвратов
- 1. Причины возвратов
- Количество добавленных новых товаров
- Количество удаленных товаров
- Количество обновленных товаров
выгоды
от внедрения
“Бизнес-робота”
интернет магазина
1. Сократились зарплатный фонд
- Ранее в компании на обслуживании работало 8-мь человек
- После запуска робота тот же процесс может обслуживать 2 менеджера по обслуживанию клиентов
2. Расходы на склад сократились в 10 раз
- На складе лежат только товары по возврату и со старых закупок
- Когда идет продажа чего то, что есть на складе робот об этом сообщает и разделяет заказ на две отправки из Турции и Украины
- Возвращенный товар вновь поступает в продажу и если покупается, то отправляется уже из Украины
3. Отчетность четко показывает, где проблемы
- Те проблемы, что можно решить решаются в автоматическом режиме
- 1. Пишуться письма всем участникам
4. Полная отчетность по деятельности магазина во всех срезах
5. Отчетность по проблемным заказам и нужная реакция
6. Полностью прописаны все действия персонала на всех этапах обслуживания
- Многие автоматизированы
- 1. Например, если менеджер ищет клиента, то он запускает диалог в мессенджере и вводит данные клиента.
- 2. Робот находит клиента и дает ссылки на клиента во всех системах запускает диалог в мессенджере и вводит данные клиента.
- Ссылка в система на клиента
- Ссылка в системе на заказ клиента
- Ссылка в системе на данные по движению товара:
- Где товар
- Ожидаемое время доставки