Меню Закрыть

ПРИЗНАКИ ТОГО, ЧТО ВАМ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА

Почему автоматизация рабочего процесса?

Независимо от того, создаете ли вы бизнес или ищете способы его улучшить, скорее всего, вы слышали об этой теме.

Если вы внимательно присмотритесь, то заметите, что автоматизация рабочего процесса повсюду вокруг нас:

  • Он находится в электронном письме с подтверждением, которое вы получаете после покупки в Интернете.
  • Он находится в электронном письме с просьбой о пересмотре после доставки онлайн-покупки.
  • Чат-бот отвечает на основные вопросы до того, как вас направят к представителю службы поддержки. 

Теперь вам может быть интересно, зачем вам автоматизировать. Мы доберемся до этого, но сначала давайте определимся, что такое автоматизация рабочего процесса.

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА:

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

  • Автоматизация рабочего процесса — это разработка, реализация и автоматизация бизнес-процессов на основе заранее установленных логических правил. Цель состоит в том, чтобы автоматически маршрутизировать задачи, данные и файлы между людьми, приложениями и системами, а также уменьшить повторяющийся и оперативный человеческий труд.

По общему признанию, вполне понятно, когда возникают сомнения, впервые сталкиваясь с этой темой.

Это происходит по нескольким причинам, в том числе:

  • Широта термина . Не все люди думают об одном и том же, когда слышат слово «автоматизация». Предположения о том, что это влечет за собой, различаются в зависимости от того, кого вы спрашиваете.
  • Автоматизация мышления предназначена только для инженеров или других технически подкованных людей (это не так)
  • Убедите себя, что вам нужно придерживаться «Как вы всегда это делали»
  • Боязнь пробовать новые методы . Как и в случае со всем новым, будет начальная кривая обучения и боли роста, которые нужно укусить (и награды, которые можно пожинать с другой стороны).
  • Трудно  определить, что автоматизировать , или просто не знаешь, с чего и как начать

Есть несколько ключевых моментов,

которые следует учитывать, если вы хотите отправиться в это путешествие. В этой статье мы познакомим вас с нуля и узнаем, с чего начать автоматизацию рабочего процесса, это поможет вам создать больше ценности и приблизиться к производственному совершенству, о котором говорят люди.

ПОЧЕМУ КОМПАНИИ ИСПОЛЬЗУЮТ АВТОМАТИЗАЦИЮ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ?

Превращение ручных процессов в самодостаточные «машины» позволяет владельцам бизнеса стратегически делать свои следующие шаги.

Общие причины для автоматизации рабочих процессов включают:

  • Ускорение задач ввода данных
  • Связывайте людей, приложения и процессы
  • Собирайте масштабные данные, чтобы принимать более разумные решения
  • Тратьте меньше времени на копание во входящих
  • Освободите время, которое обычно тратится на скучную, малоценную работу.
  • Избегайте ручных задач, которые выполняются людьми (и, следовательно, подвержены человеческим ошибкам)

Автоматизация рабочих процессов

представляет собой один из самых больших скачков производительности в нашу эпоху, сравнимый с появлением персональных компьютеров четыре десятилетия назад.

ВЛИЯНИЕ ПАНДЕМИИ

  • Поскольку Covid-19 разрушил нашу жизнь, компаниям пришлось столкнуться с закрытием, падением продаж и увольнениями сотрудников. Новые способы общения, работы и производства пришлось внедрить практически в мгновение ока.
  • Другими словами, ситуация послужила катализатором перехода на цифровые технологии. Потребители устремились к онлайн-каналам, и компании последовали их примеру.

А теперь вернемся к исходному вопросу: как узнать, нужна ли вам автоматизация?

5 признаков того, что вам нужна автоматизация рабочего процесса

Следующие признаки помогут вам определить, является ли автоматизация рабочего процесса жизнеспособным следующим шагом для вашей работы и бизнеса. Давайте прямо сейчас погрузимся.

Ваши дни наполнены тяжелой работой.

  • Вы когда-нибудь чувствовали, что бесконечно перемещаете информацию? То, что вы делаете, необходимо, но не обязательно вам.
  • Копирование и вставка — это самая мелкая трата времени и самый явный признак того, что вы можете использовать автоматизацию рабочего процесса. Кроме того, там, где работают люди, будут совершаться ошибки. Усталость может привести к неправильному вводу данных или потере данных и даже поставить под угрозу безопасность данных. 
  • Если процесс перемещения данных всегда один и тот же, автоматизация, вероятно, избавит вас от необходимости делать это вручную.
  • У вас может возникнуть соблазн подумать, что это не проблема, но на это тратится много времени и денег. Опрос показал, что штатные сотрудники в США тратят в среднем 520 часов в год на задачи, которые можно автоматизировать. 
  • Подумайте о адаптации сотрудников, проверке документов, ручном сбросе пароля. Если вы возьмете среднюю почасовую стоимость рабочей силы в 30,01 доллара, это приведет к ежегодным потерям в размере 15 тысяч долларов и более на одного сотрудника при выполнении непроизводительных задач.

Снижение удовлетворенности клиентов

  • Данные показывают, что «плохое обслуживание клиентов» — это вторая причина, по которой покупатели перетают покупать товары у бренда («более высокие цены» — это главная причина ). 
  • Реальность такова, что клиенты хотят быстрых ответов. 
  • Около 80% людей ожидают ответа в течение 5 минут при взаимодействии с вашей компанией, независимо от используемого канала.
  • Излишне говорить, что автоматизация может помочь вам быстрее реагировать на запросы клиентов. Но сначала давайте обратимся к очевидному: как вы справляетесь с входящими запросами? На каждое сообщение отвечают быстро или что-то ускользает от внимания? 
  • Если ваша команда тонет в большом количестве запросов, автоматизация рабочего процесса будет хорошим союзником. 
  • Для более целостного подхода к автоматизации поддержки клиентов вы можете начать с составления схемы всего цикла взаимодействия с клиентом . Это позволит вам определить, где дела идут под откос, и автоматизировать работу в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Тяжелая рабочая сила

  • С трудом ли удается выполнить работу в установленные сроки? 
  • Где экземпляры ручных обзоров и проверок и как они выглядят? 
  • Где незавершенные задачи проскальзывают между трещинами, вызывая ненужную задержку между началом и завершением работы?
  • Сотрудники хотят чувствовать, что они делают успехи в своей карьере. Однако этого не произойдет, если они будут проводить дни в разочаровании, ожидая одобрения от следующего звена в цепочке. 
  • Ваши сотрудники зря тратят время, а вы тратите ресурсы. Что самое главное, нас окружают неэффективные процессы.
  • Подумайте, например, о формах . Есть ли у вас сотрудники, выполняющие задачи по вводу данных для ответов на формы? Хуже того — формы перемещаются по медленным каналам, например по электронной почте? 
  • Создавайте рабочие процессы, исключающие обмен и загрузку документов по электронной почте, и вы сэкономите драгоценное время своих сотрудников.  
  • Затем возникает проблема выгорания сотрудников. 

ВЛИЯНИЕ ПАНДЕМИИ

Недавний опрос, опубликованный в Harvard Business Review, оценил состояние эмоционального выгорания и благополучия во время COVID-19, и результаты были ошеломляющими. 89% респондентов считают, что их трудовая жизнь ухудшается, и почти 60% считают, что пандемия повлияла на их работу.

Это серьезные проблемы, но чем может помочь автоматизация? Давайте взглянем на некоторые указатели:

  • Многозадачность : люди, как известно, плохо справляются с этим. Чем больше проектов они работают, тем больше времени тратится впустую из-за явления, называемого «остатком внимания». Автоматизация может легко избавить от повторяющихся задач и помочь сотрудникам сосредоточиться на самом важном. 
  • Чрезмерная зависимость от электронной почты : в среднем человек отправляет и получает 121 деловое письмо в день . Чтение, обработка и ответ на электронную почту могут легко съесть целых 28% рабочей недели. К счастью, электронную почту легко автоматизировать. На низком уровне это начинается с автоматической пометки, архивирования или удаления писем. На более высоком уровне это означает использование автоматизации для сохранения вложений на Google Диск, создания карточек Trello для определенных писем или получения уведомлений по другим каналам.  
  • Прерывания : соблазн проверить почтовый ящик или телефон влияет на продуктивность и отбрасывает умственную энергию. После каждого отвлечения может потребоваться около 25 минут, чтобы вернуться к задаче. Автоматизация может помочь ограничить количество прерываний. 

Этот список можно продолжить, но главное - посмотреть, где сотрудники испытывают наибольшие трудности, и начать облегчать свою жизнь и работу.

Ваши бизнес-процессы четко не задокументированы.

  • Отсутствие обзора может привести к хаосу и незащищенности. Из-за неопределенности в отношении того, кто за что отвечает, важные задачи в конечном итоге остаются без внимания.
  • Помните, решение состоит не в том, чтобы убивать нестандартное мышление или попытки новаторства, наоборот. Документируя процессы, каждый человек знает, чего от него ждут. 
  • Четко определенные процессы также облегчают поиск способов сокращения расходов и оптимизации вашего бизнеса . 
  • Вы сможете оценить, имеют ли процессы смысл. В противном случае автоматизация рабочего процесса станет вашим спасением.

Высокая стоимость, низкая рентабельность.

  • Если ваши операционные расходы растут, важно внимательно изучить свой бизнес. 
  • Прежде чем экспериментировать со стратегиями ценообразования, подумайте об оптимизации своей деятельности. 
  • Снизьте свои расходы, определив области расточительных расходов, и начните автоматизацию, чтобы увеличить свою прибыль. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

  • Шумиха вокруг автоматизации рабочих процессов реальна, и мы понимаем, каково это — остаться в стороне от тренда. Это некрасиво. 
  • Однако отказ от автоматизации рабочего процесса может иметь более ужасные последствия, чем сиюминутная грусть. Для многих компаний это может обернуться потерей конкурентоспособности, таланта и бизнеса. 
  • Опять же, речь идет не о разочаровании, а как раз наоборот. Причин, по которым необходима автоматизация, много, как и доступных решений.
  • Мы познакомили вас с обычными знаками, указывающими на необходимость автоматизации. Как только вы определите потенциальные выгоды, автоматизация рабочего процесса станет следующим естественным шагом. 

Удачной автоматизации!

Теперь все зависит от вас.

Опубликовано вБЛОГ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *